Hvis en kunde ikke betaler sin faktura til tiden, kan det blive nødvendigt at sende sagen videre til inkasso. Men før man gør det, er der en række regler, som skal være opfyldt.
Mange tror, at man kan sende en kunde direkte til inkasso så snart betalingsfristen er overskredet, men sådan fungerer det ikke i praksis. Der er krav til både varsling, frister og dokumentation.
På denne side gennemgår vi, hvornår man må sende til inkasso, hvilke inkassoregler der gælder, og hvordan processen typisk foregår.
Hvad er inkasso?
Inkasso betyder, at et ubetalt krav forsøges inddrevet efter at almindelig betaling ikke er sket.
Det bruges typisk, når en faktura er forfalden, og kunden stadig ikke har betalt efter påmindelser eller rykkere.
Inkasso kan håndteres på to måder:
-
Du kan selv stå for sagen som egeninkasso
-
Du kan overlade sagen til et inkassobureau eller en advokat
Formålet er at få det skyldige beløb betalt uden at gå direkte i retten.
Hvornår må man sende til inkasso?
Der er nogle helt konkrete betingelser, der skal være opfyldt, før et krav må sendes til inkasso.
1. Betalingsfristen skal være overskredet
Det første krav er, at den betalingsfrist der står på fakturaen, skal være udløbet.
Hvis kunden stadig er inden for betalingsfristen, kan sagen ikke sendes videre.
2. Kunden skal have modtaget et inkassovarsel
Før inkasso må sættes i gang, skal kunden modtage et inkassovarsel.
Inkassovarslet skal give kunden en sidste frist på mindst 10 dage til at betale.
3. Kravet må ikke være forældet
Som udgangspunkt forældes et pengekrav efter 3 år.
Hvis kravet er for gammelt, kan det normalt ikke sendes til inkasso.
4. Der må ikke være reel uenighed om kravet
Hvis kunden har gjort indsigelse og bestrider fakturaen, kan sagen normalt ikke behandles som inkasso før tvisten er afgjort.
Hvad skal et inkassovarsel indeholde?
Et inkassovarsel skal være klart og tydeligt.
Det skal minimum indeholde:
-
Oplysninger om faktura eller krav
-
Det skyldige beløb
-
En betalingsfrist på mindst 10 dage
-
Besked om at sagen kan gå til inkasso ved manglende betaling
Det er vigtigt, at varslet sendes på en måde hvor du kan dokumentere, at kunden har modtaget det.
Det kan være via E-mail, brev eller digital post.
Hvor mange rykkere skal man sende før inkasso?
Der er faktisk ikke krav om et bestemt antal rykkere før inkasso.
I praksis vælger mange dog denne rækkefølge:
-
Første rykker
-
Anden rykker
-
Inkassovarsel
-
Inkasso
Det giver ofte bedst mulighed for at få betaling uden ekstra konflikt.
Må man tage gebyr på rykkere?
Ja, du må som udgangspunkt opkræve rykkergebyr og renter, hvis kunden ikke betaler til tiden.
Et rykkergebyr må normalt være:
-
100 kr. pr. rykker
-
højst 3 rykkere pr. krav
- Evt. renter
Det betyder, at der maksimalt kan opkræves 300 kr. i rykkergebyrer.
Der skal være mindst 10 dage mellem hver rykker.
Hvad hvis kunden gør indsigelse?
Hvis kunden mener, at kravet er forkert, skal sagen behandles anderledes.
Eksempler kan være:
-
Kunden mener varen ikke er leveret
-
Kunden mener beløbet er forkert
-
Kunden mener arbejdet ikke er udført korrekt
Ved reel indsigelse bliver sagen normalt en civil tvist og ikke en almindelig inkassosag.
Gode råd før du sender til inkasso
Inden du sender en sag videre, bør du sikre dig:
-
At fakturaen er korrekt
-
At betalingsfristen er udløbet
-
At kunden har modtaget varsling
-
At der ikke er en aktiv tvist
Jo bedre dokumentation du har, desto stærkere står du.
Ofte stillede spørgsmål om inkasso
Hvornår må man sende til inkasso?
Når betalingsfristen er overskredet, og kunden har modtaget et inkassovarsel med mindst 10 dages frist.
Skal man sende rykkere før inkasso?
Det er ikke et lovkrav, men det er normal praksis.
Hvor mange rykkere må man sende?
Op til 3 rykkere med 100 kr. pr. rykker.
Hvad hvis kunden gør indsigelse?
Så kan sagen normalt ikke fortsætte som inkasso før tvisten er afgjort.