En kreditnota er et dokument, der bruges, når en kunde skal have penge tilbage efter at have modtaget en faktura. Hvor en faktura viser, hvad kunden skylder, viser en kreditnota det modsatte nemlig hvad virksomheden skylder kunden.
Man kan tænke på en kreditnota som en faktura med minus. Den bruges altid i forlængelse af en allerede udstedt faktura og har til formål at rette, annullere eller reducere beløbet på den oprindelige faktura.
Pengene kan enten blive tilbagebetalt til kunden, modregnet i en ny faktura eller stå som et tilgodehavende alt efter, hvad parterne aftaler.
Der kan være flere situationer, hvor det er nødvendigt at lave en kreditnota. Fælles for dem alle er, at det oprindelige fakturabeløb ikke længere er korrekt.
Typiske årsager kan være:
Kunden har fortrudt købet
Der er fejl i den oprindelige faktura
Kunden har fået leveret for mange varer
Varerne har fejl eller mangler
Kunden har fået et prisnedslag efter fakturering
Handlen bliver helt annulleret
I alle disse tilfælde bruges kreditnotaen til at rette regnskabet.
Det er altid sælger, der har ansvaret for at udstede en kreditnota. Det gælder uanset om kunden allerede har betalt fakturaen eller ej.
Hvis kunden endnu ikke har betalt, bruges kreditnotaen til at udligne fakturaen, så saldoen bliver nul. Hvis kunden allerede har betalt, bruges kreditnotaen som dokumentation for, at kunden har penge til gode.
En kreditnota skal indeholde de samme grundlæggende oplysninger som en faktura. Det sikrer, at dokumentationen er korrekt og kan bruges i bogføringen.
En kreditnota skal som minimum indeholde:
Dato for udstedelse
Oplysninger om sælger
Oplysninger om køber
Beskrivelse af varer eller ydelser
Beløb og eventuel moms
Henvisning til den oprindelige faktura
Når du laver eller modtager en kreditnota, skal den bogføres sammen med den oprindelige faktura. På den måde bliver fakturaen enten helt eller delvist udlignet i regnskabet.
En kreditnota må aldrig stå alene i bogføringen den skal altid knyttes til den faktura, den vedrører. På den måde sikrer du, at både omsætning og moms bliver korrekt reguleret.
En kreditnota bruges, når en kunde skal have penge tilbage
Det er en negativ faktura, der retter en tidligere faktura
Kreditnotaen udstedes altid af sælger
Den kan bruges både før og efter betaling
Skal altid bogføres sammen med den oprindelige faktura
