CSV står for Comma Separated Values og er et simpelt tekstbaseret filformat, der organiserer data i rækker og kolonner ved hjælp af skilletegn. Filen indeholder kun tekst og tal uden formatering eller formler. I regnskab og bogføring bruges CSV filer ofte til at flytte store datamængder mellem forskellige systemer, for eksempel ved eksport fra et kassesystem eller bank og import til et bogføringsprogram.
De mest almindelige værktøjer til at åbne en CSV fil er regnearksprogrammer som Excel eller Google Sheets. Brug importfunktionen i programmet for at vælge korrekt skilletegn og tegnsætning, for eksempel komma, semikolon eller tabulator, samt den rigtige tegnkodning som UTF 8. Du kan også åbne filen i en teksteditor, men et regneark præsenterer dataene i kolonner, hvilket gør det lettere at arbejde med større lister.
Når du redigerer en CSV fil, skal du huske, at filformatet kun gemmer ren tekst. Arbejd derfor altid i et regneark via importfunktionen og vælg kolonnernes datatype, så for eksempel stregkoder og kundenumre med foranstillede nuller ikke bliver ændret automatisk. Gem filen som CSV med den korrekte tegnkodning. Undlad at gemme filer i et format med formatering eller flere ark, da disse oplysninger ikke bevares i CSV formatet.
Fordele ved CSV filer er enkelhed, bred kompatibilitet og små filstørrelser, hvilket gør formatet velegnet til udveksling af store datamængder mellem systemer. Begrænsningerne er manglende formatering, ingen understøttelse af formler og ingen mulighed for flere ark i samme fil. Desuden kan forskelle i skilletegn og tegnsætning give problemer ved import, hvis ikke disse indstillinger tilpasses korrekt.
I bogføringsarbejde anvendes CSV filer typisk til at importere kontoplaner, fakturaoplysninger, bankposteringer og kundelister. Mange regnskabsprogrammer, tilbyder importfunktioner til CSV. Inden import bør du hente programmets importskabelon eller tjekke feltnavne og rækkefølge, så dataene lander rigtigt. Lav altid en backup af dine data før import og test med en lille fil først for at undgå fejl i bogføringen.
