Et bilag er skriftlig dokumentation for en økonomisk transaktion. Hver post i regnskabet skal kunne underbygges med et bilag, uanset om det drejer sig om indtægter, udgifter eller interne dispositioner. Typiske bilag er fakturaer, kvitteringer, kontrakter, tilbud og ordrer.
Der er nogle oplysninger, som altid skal fremgå af et bilag for at være gyldigt i regnskabet. Et fyldestgørende bilag indeholder blandt andet følgende:
Derudover skal bilagene nummereres, og det er god praksis at bogføre dem i kronologisk rækkefølge ud fra betalingstidspunktet. Det vigtigste er, at nummereringen er konsekvent, så bilag hurtigt kan findes ved gennemgang.
Bilag og bogføring skal overholde bogføringsloven. Det betyder blandt andet, at bogføringen skal kunne dokumenteres med korrekte bilag, og at begge dele stemmer overens. Myndigheder som SKAT kan kræve at få adgang til bilag og regnskaber, så du skal kunne fremvise dokumentationen på dansk og angivet i danske kroner.
Ved digital opbevaring skal du sikre bilagenes integritet og tilgængelighed, herunder sørge for backup og at bilag ikke kan ændres uden spor.
Du skal gemme bilag i fem år. Ansvar for opbevaringen ligger hos virksomheden, uanset om bilagene ligger fysisk i en mappe eller i skyen. Et regnskabsprogram kan hjælpe med sikker opbevaring og gøre det nemmere at finde bilag ved revision eller skattekontrol. Husk altid at have en backup, så bilag ikke går tabt.
