En bankafstemning er en kontrolproces, hvor du sikrer, at dine registrerede indtægter og udgifter svarer til bevægelserne på virksomhedens kontoudtog. Målet er at matche hver indbetaling og udbetaling i regnskabet med den tilsvarende post på bankkontoudtoget, så regnskabet og bankens tal er i overensstemmelse.
Kontoudtoget viser alle bevægelser på en konto i en given periode. Poster kan fremstå som debet eller kredit. Når en konto debiteres, stiger dens saldo for opgørelsen set fra virksomhedens perspektiv. Når den krediteres, falder saldoen. Kontoudtoget er derfor et vigtigt dokument i bankafstemningen, fordi det dokumenterer, hvad der faktisk er gået gennem banken.
Der kan være flere årsager til, at posteringerne i regnskabet ikke stemmer med kontoudtoget. Almindelige fejl er forkert beløb, forkert dato eller manglende bogføring af bankgebyrer og renter. Andre årsager kan være dobbelte posteringer, betalinger der er afsendt men endnu ikke registreret af banken, valutaomregning eller fejl ved import af transaktioner fra banken til regnskabsprogrammet. Derfor er det vigtigt at gennemgå både bilag og bankposter, når noget ikke stemmer.
Uoverensstemmelse mellem posteringer og kontoudtog
Når du finder en uoverensstemmelse, skal du systematisk kontrollere hvert element. Start med at sammenligne beløb og datoer. Tjek bilag for den pågældende transaktion, kontonummer og eventuelle betalingsreference. Husk at medregne bankgebyrer og renter, og undersøg om der er kendte betalingsforsinkelser eller valutasvingninger. Hvis du ikke kan finde fejlen, kan manuel gennemgang være nødvendig, hvor du enkeltvis afstemmer posterne.
1. Hent eller udskriv kontoudtog for den periode, du vil afstemme.
2. Importer eller indtast bankposterne i dit regnskabsprogram.
3. Match hver bankpost med den tilsvarende bilagspost i regnskabet.
4. Opret manglende bogføringer for eksempelvis bankgebyrer, renter eller fejlbogførte beløb.
5. Ret forkerte datoer eller beløb og dokumentér ændringerne.
6. Gem afstemningsnoter, så du kan dokumentere, hvorfor saldoen stemmer.
Moderne regnskabsprogrammer kan automatisere store dele af processen og gøre det hurtigere at finde uoverensstemmelser. Alligevel kan manuel kontrol være nødvendig ved komplekse eller uventede fejl.
