Et anlægskartotek er et system til at registrere og følge virksomhedens anlægsaktiver og de tilhørende afskrivninger. Det fungerer som et anlægsarkiv, hvor hver post typisk indeholder oplysninger om anskaffelsesdato, anskaffelsespris, forventet levetid, afskrivningsmetode og eventuel restværdi.
Et anlægskartotek giver overblik over aktiver og deres værdiudvikling over tid. Det gør det lettere at beregne korrekte afskrivninger, dokumentere værdier over for skattemyndigheder og revisorer samt planlægge udskiftning eller investering i nye aktiver. For virksomheder med mange aktiver er et kartotek også med til at reducere fejl og spare tid i bogføringen.
Begge regnskabsansvarlige i virksomheden og eksterne revisorer har glæde af et anlægskartotek. Revisorer kan ofte oprette separate kartoteker til flere klienter, så hvert firmas aktiver holdes adskilt og overskuelige. Mindre virksomheder kan bruge et enkelt digitalt kartotek for at sikre korrekt afskrivningsbehandling.
Et anlægsaktiv er en genstand eller en rettighed, som virksomheden ejer eller kontrollerer, og som forventes at blive brugt over flere regnskabsår. Eksempler er biler, maskiner, inventar og immaterielle rettigheder som patenter.
Anlægsaktiver karakteriseres ved en forventet brugstid på mere end et år. De afskrives normalt over en angivet periode, der afspejler aktivets økonomiske levetid. Formålet er at fordele aktivets omkostning ud over de år, hvor aktivet bidrager til virksomhedens indtjening.
Omsætningsaktiver har kortere forventet brugstid og omsættes typisk inden for et år. Det kan være varelagre, tilgodehavender eller likvide beholdninger. Den primære forskel til anlægsaktiver er tidshorisonten for, hvornår aktivet forventes at blive realiseret eller brugt.
Afskrivning er den regnskabsmæssige fordeling af et aktivs værditab over dets forventede levetid. Ved køb af en bil til eksempelvis 200.000 kroner kan værdien falde over tid. Ved at afskrive aktivet over flere år fordeles omkostningen på de regnskabsperioder, hvor bilen bruges, så hvert år får sin andel af værdiforringelsen.
