Mange ejere af holdingselskaber tror, at reglerne om digital bogføring ikke gælder dem. Ofte skyldes det, at selskabet kun har få bevægelser på kontoen og ingen daglig drift. Det kan for eksempel være et selskab, der kun ejer anparter eller aktier i andre selskaber.
Alligevel er holdingselskaber også omfattet af den nye bogføringslov. Det betyder, at der er krav om digital bogføring, også selvom der kun er få bilag i løbet af året.
Hvad betyder den nye bogføringslov?
Den nye bogføringslov blev vedtaget i 2022 og er trådt i kraft over flere omgange. Loven gælder for alle aktie og anpartsselskaber, uanset hvad selskabet laver. Formålet med loven er at sikre, at virksomheder fører deres regnskab på en ensartet og digital måde.
Kort sagt betyder loven, at regnskabet ikke længere må føres tilfældigt eller kun én gang om året. Bogføringen skal være digital, opdateret og dokumenteret med bilag, som opbevares korrekt.
For selskaber med kalenderårsregnskab gælder kravet om digital bogføring fra 1. januar 2025.
Gælder reglerne også for holdingselskaber?
Ja, reglerne gælder også for holdingselskaber. Det gælder uanset om selskabet har mange aktiviteter eller kun ganske få. Selv hvis holdingselskabet kun modtager udbytte eller betaler regninger til revisor, skal disse bevægelser bogføres digitalt.
Det er ikke nok at gemme bilagene i en mappe eller lave et regneark til sidst på året. Loven kræver, at bogføringen sker i et digitalt bogføringssystem, som er registreret hos Erhvervsstyrelsen.
Når årsrapporten indsendes, skal selskabet samtidig oplyse, hvilket system der bruges til bogføringen.
Hvad kræver loven i praksis?
I praksis betyder reglerne, at bogføringen skal ske løbende. Det betyder ikke nødvendigvis hver dag, men man må heller ikke vente til regnskabsårets afslutning. En god og sikker løsning er at bogføre mindst én gang om måneden.
Alle bilag, som for eksempel fakturaer og kontoudtog, skal opbevares digitalt i bogføringssystemet. Der skal være en tydelig sammenhæng mellem bilagene og det, der står i regnskabet, så det er let at følge med, også hvis myndighederne beder om dokumentation.
Selvom holdingselskabet ikke er momsregistreret, gælder disse krav stadig.
Hvem har ansvaret og hvad kan det koste?
Det er altid selskabets ledelse, typisk direktionen og eventuel bestyrelse, der har ansvaret for, at reglerne overholdes. Ansvaret forsvinder ikke, selvom man bruger en bogholder eller revisor til at hjælpe med bogføringen.
Hvis reglerne ikke overholdes, kan det føre til bøder. Mindstebøderne ligger typisk mellem 10.000 og 25.000 kroner. Størrelsen afhænger blandt andet af, hvor alvorlig overtrædelsen er.
Derfor vælger mange ejere af holdingselskaber at få hjælp til bogføringen eller sikre sig, at de bruger et godkendt digitalt bogføringssystem, så reglerne bliver fulgt korrekt.
